Summary
About the Role
#LI-Hybrid
Location: Mexico City, Mexico
Scope: Argentina
Responsabilidades Clave
- Gestión de Proveedores:
Iniciar y gestionar solicitudes de proveedores, asegurando procesos adecuados (por ejemplo, TPRM, carritos de compra, asignación de costos).
Gestionar la correspondencia con proveedores, preparar ofertas para servicios adicionales y monitorear su cumplimiento.
Recolectar y preparar documentación de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) para asegurar el cumplimiento durante todo el ciclo de vida del contrato.
Asegurar que los contratos cumplan con los estándares GxP para cumplir con las regulaciones.
- Gestión de Contratos:
Revisar y finalizar contratos de proveedores con el equipo de Compras y equipos internos.
Facilitar la firma de contratos y mantener el cumplimiento legal.
Almacenar contratos firmados y mantener registros precisos en la base de datos de Novartis.
- Mantenimiento de Base de Datos:
Actualizar registros de proveedores y contratos para asegurar precisión y cumplimiento.
Realizar auditorías periódicas de la base de datos para identificar discrepancias o mejoras.
Gestionar cargos del arrendador (por ejemplo, facturas de renta, descuentos, garantías) y coordinar cambios con BPA y Contabilidad.
Colaborar en ajustes de contratos de arrendamiento con el equipo central de Administración de Arrendamientos.
- Asistir en la preparación de aprobaciones de costos (CARs) para proyectos pequeños de instalaciones con los equipos correspondientes.
- Crear órdenes de compra (POs) para gastos aprobados.
- Gestionar POs, recepción de bienes, pagos a proveedores, impuestos de propiedad y documentación de arrendamientos.
- Colaborar con el Head REFS y BPA para gestionar presupuestos, optimizar costos y asegurar operaciones fluidas de las instalaciones.
- Utilizar herramientas de seguimiento financiero para monitorear gastos, proporcionar transparencia de costos y apoyar en la toma de decisiones. Gestionar tareas administrativas según sea necesario, incluyendo cumplimiento de servicios relacionados con GxP cuando aplique.
- Preparar análisis e informes para apoyar al Gerente de REFS. Recargar costos transferidos de REFS a unidades de negocio y gestionar actividades de subarrendamiento (contratos, facturas, servicios de comedor, etc.).
- Rastrear y optimizar servicios públicos mientras se coordina la gestión de activos en SAP, incluyendo actividades administrativas y soporte en reportes HSE.
Requisitos Esenciales:
- Licenciatura en Administración de Empresas o Finanzas.
- Más de 3 años de experiencia comprobada en operaciones de instalaciones: órdenes de compra, previsión, registros, pagos a proveedores y servicios públicos, gestión de contratos y administración financiera.
- Dominio de SAP y herramientas de seguimiento financiero para la monitorización y elaboración de informes presupuestarios.
- Excelentes habilidades de comunicación y organización para gestionar la correspondencia y los plazos.
- Mentalidad analítica con atención al detalle y habilidades proactivas para resolver problemas.
- Capacidad para colaborar con equipos y gestionar múltiples partes interesadas de manera efectiva.
- Orientación a la acción, alto sentido de urgencia y gestión de riesgos.
- Dominio del inglés deseable
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Novartis is committed to building an outstanding, inclusive work environment and diverse teams' representative of the patients and communities we serve.
Accessibility and accommodation
Novartis is committed to work with and provide reasonable accommodation to individuals with disabilities. If, because of a medical condition or disability, you need a reasonable accommodation for any part of the recruitment process, or in order to perform the essential functions of a position, please send an e-mail to [email protected] and let us know the nature of your request and your contact information. Please include the job requisition number in your message.
